NHỮNG LỢI ÍCH ĐÁNG NGẠC NHIÊN CỦA VIỆC GIÁN ĐOẠN NƠI LÀM VIỆC
Tương tác xã hội trong thời gian công việc bị gián đoạn được khẳng định có thể mang lại lợi ích cho nhân viên.
Trong môi trường làm việc năng động ngày nay, hầu như không thể làm việc mà không bị người khác làm gián đoạn. Khi các tổ chức dần chuyển đổi trở lại làm việc trực tiếp, nhân viên có thể nhận thấy sự gia tăng gián đoạn bởi những người khác tại nơi làm việc — thực sự, đồng nghiệp có thể bất ngờ ghé thăm để trò chuyện về ngày cuối tuần của họ hoặc để yêu cầu cập nhật công việc, người giám sát có thể kiểm tra công việc , cấp dưới có thể đến để yêu cầu giúp đỡ hoặc khách hàng có thể hỏi về đơn đặt hàng của họ.
Cho đến nay, nghiên cứu chủ yếu tập trung vào những tác động tiêu cực của việc gián đoạn công việc như vậy đối với nhân viên bị gián đoạn dưới dạng giảm năng suất, áp lực thời gian và căng thẳng (Puranik, Koopman và Vough, 2020). Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi những gián đoạn công việc thường được nhìn nhận một cách tiêu cực, và lời khuyên chung dành cho các nhà quản lý là cố gắng loại bỏ hoặc giảm bớt tất cả những gián đoạn công việc.
Tuy nhiên, một nghiên cứu trước đại dịch của Tiến sĩ Joel Koopman từ Đại học Texas A&M và Tiến sĩ Heather Vough từ Đại học George Mason, được thiết lập để xuất hiện trên Tạp chí Tâm lý học Ứng dụng, cho thấy rằng công việc như vậy bị gián đoạn bởi những người khác cũng có thể mang lại lợi ích tiềm năng cho những nhân viên bị gián đoạn — cảm giác thân thuộc và kết nối nhiều hơn với những người khác tại nơi làm việc.
Thành phần xã hội của việc gián đoạn công việc
Nếu bạn quan sát những gián đoạn công việc được mô tả ở trên, bạn sẽ nhận thấy rằng ngoài việc gián đoạn các nhiệm vụ đang diễn ra, những gián đoạn này còn liên quan đến một thành phần xã hội — tương tác xã hội với người bị gián đoạn. Nghiên cứu trước phần lớn đã bỏ qua thành phần xã hội này của gián đoạn công việc, thay vào đó chọn tập trung vào các tác động tiêu cực liên quan đến nhiệm vụ của gián đoạn.
Trong nghiên cứu của Joel Koopman và Heather Vough đã áp dụng một cách tiếp cận cân bằng hơn để nghiên cứu gián đoạn công việc và xem xét tác động của cả tác động dựa trên nhiệm vụ và thành phần xã hội của gián đoạn công việc. Theo nghiên cứu trước đây, ông nhận thấy rằng nhu cầu liên tục chuyển đổi sự chú ý giữa các nhiệm vụ trong thời gian công việc bị gián đoạn là mệt mỏi và gây ảnh hưởng đến mức năng lượng của nhân viên, dẫn đến việc giảm mức độ hài lòng trong công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng nhận thấy rằng thành phần xã hội của việc gián đoạn công việc thực sự có lợi cho sức khỏe của những nhân viên bị gián đoạn.
Nghiên cứu tâm lý học xã hội đã xác định rằng con người vốn dĩ là sinh vật xã hội với nhu cầu cơ bản là tương tác và kết nối xã hội (Baumeister & Leary, 1995). Thật vậy, năm vừa qua của sự xa cách và cô lập xã hội chỉ góp phần làm nổi bật tầm quan trọng của sự tương tác và kết nối xã hội đối với sức khỏe tâm lý của con người. Trong nghiên cứu này, tiến sĩ Koopman nhận thấy rằng bằng cách cung cấp một con đường để tương tác xã hội với người gián đoạn, gián đoạn công việc đã giúp những nhân viên bị gián đoạn đáp ứng nhu cầu về sự thân thuộc và kết nối xã hội, do đó, thúc đẩy sự hài lòng trong công việc của họ. Thú vị hơn nữa là phát hiện ra rằng những tác động có lợi này của thành phần xã hội bị gián đoạn thực sự làm suy yếu một số tác động tiêu cực mà thành phần dựa trên nhiệm vụ của gián đoạn gây ra đối với sự hài lòng trong công việc của nhân viên bị gián đoạn.
Ý nghĩa thực tế trong việc quản lý gián đoạn công việc
Phát hiện của hai tác giả chỉ ra sự cần thiết phải đánh giá lại cách chúng ta xem và quản lý các gián đoạn công việc. Thay vì coi sự gián đoạn là những sự kiện tiêu cực đồng nhất phải được loại bỏ, kết quả của nghiên cứu cho thấy rằng sự gián đoạn có thể có cả tác động tiêu cực và tích cực. Do đó, các nhà quản lý nên tập trung vào việc quản lý tốt hơn, thay vì loại bỏ hoàn toàn các gián đoạn công việc bằng cách tập trung vào việc nâng cao các tác động có lợi của thành phần xã hội của gián đoạn và giảm các tác động tiêu cực của thành phần dựa trên nhiệm vụ của gián đoạn.
Kết quả phân tích bổ sung của nghiên cứu cho thấy rằng một cách mà các nhà quản lý có thể làm được điều này là cung cấp cho nhân viên nhiều quyền tự chủ hơn về thời gian và cách thức họ làm việc vì quyền tự chủ trong công việc cao hơn dường như tăng cường tác động có lợi của thành phần xã hội bị gián đoạn. Một lý do cho điều này có thể là trong những trường hợp như vậy, nhân viên có thể có nhiều quyền tự do hơn để sắp xếp lại công việc bị gián đoạn sau đó. Do đó, họ có thể ít bị phân tâm hoặc bận tâm đến ảnh hưởng của sự gián đoạn đối với nhiệm vụ công việc của họ trong thời gian bị gián đoạn và có thể tập trung nhiều hơn vào thành phần xã hội của sự gián đoạn và hưởng lợi từ nó.
Ngoài việc tăng cường tác động tích cực của thành phần xã hội của gián đoạn, người quản lý cũng có thể tập trung vào việc giảm tác động tiêu cực của thành phần dựa trên nhiệm vụ của gián đoạn đối với mức năng lượng của nhân viên. Một cách mà các nhà quản lý có thể làm là giảm bớt những nhu cầu không cần thiết khác tại nơi làm việc (ví dụ: tiếng ồn xung quanh gây mất tập trung hoặc thiết bị trục trặc), những thứ có thể gây khó chịu và ảnh hưởng đến mức năng lượng của nhân viên. Bằng cách loại bỏ những yêu cầu không cần thiết khác này đối với mức năng lượng của nhân viên, người quản lý có thể đảm bảo nhân viên có nhiều nguồn năng lượng hơn để xử lý các tác động gây gián đoạn của gián đoạn. Do đó, điều này có thể làm giảm tác động tiêu cực của thành phần dựa trên nhiệm vụ của gián đoạn công việc đối với sự hài lòng trong công việc của nhân viên bị gián đoạn.
Tóm lại, quản lý tốt hơn, thay vì loại bỏ hoàn toàn, là chìa khóa để xử lý hiệu quả các gián đoạn công việc.
Nguồn tài liệu:
Baumeister, R. F., & Leary, M. R. (1995). The need to belong: Desire for interpersonal attachments as a fundamental human motivation. Psychological Bulletin, 117, 497-529. http://dx.doi.org/10.1037/0033-2909.117.3.497
Puranik, H., Koopman, J., & Vough, H. C. (2020). Pardon the interruption: An integrative review and future research agenda for research on work interruptions. Journal of Management, 46, 806-842. http://dx.doi.org/10.1177/0149206319887428
Puranik, H., Koopman, J., & Vough, H. C. (in press). Excuse me, do you have a minute? An exploration of the dark- and bright-side effects of daily work interruptions for employee well-being. Journal of Applied Psychology. http://dx.doi.org/10.1037/apl0000875
Link nguồn: https://www.psychologytoday.com/intl/blog/workplace-dynamics/202109/the-surprising-benefits-workplace-interruptions
